Delovna pozicija project managerja je pri nas zaenkrat še relativno nepoznana. Večina nas je že slišala za projektne vodje, težko pa si predstavljamo, kakšna je njihova pozicija v podjetju in kakšno delo pravzaprav opravljajo. Kako poteka njihov tipičen delovni dan? Kakšne naloge opravljajo? Za kakšne projekte gre in kaj te od njih zahtevajo?

Nina je zadnje leto zaposlena kot projektni vodja pri podjetju Codeventuri in se pogosto sooča prav s takšnimi vprašanji. Zaradi interesa smo se odločili zbrati najbolj pogosta med njimi in s pomočjo intervjuja poiskati odgovore na njih. Končni rezultat je dolga in izjemno zanimiva objava, ki smo jo razdelili na dva dela – prvi del si lahko preberete tukaj, spodaj pa vas čaka preostanek intervjuja, enjoy :).

 

Kako se lotiš planiranja novih projektov? Na kaj moraš biti pri tem pozorna?

Najprej moraš projekt zares dobro razumeti, zato da točno veš kaj potrebuješ od naročnika. Potem napišeš jasna navodila naročniku kaj rabiš in do kdaj. Sam pri sebi moraš točno razdelati taske oziroma sestaviti timeline, kaj bo ekipa potrebovala do prvega tedna, kaj do drugega itd. Pomembno je, da na nič ne pozabiš in da naročnik od samega začetka ve za vse, kar potrebuješ. Tako si tudi lažje predstavlja, kaj bo na koncu nastalo.

Skratka pomembno je, da si vsak projekt čim bolj razsekaš na posamezne taske, določiš timeline in razdeliš naloge – kaj bo kdo delal in do kdaj mora biti narejeno. Pomembno je paziti tudi na budget, da jasno določiš kakšen strošek predstavlja kateri projekt. Tudi, ko pripravljaš ponudbo, mora biti vse jasno napisano – če je ponudba preveč splošna se rado zgodi, da jo naročnik razume v svoj prid in doda še kakšno nalogo, ki naj bi jo po njegovem zajemala. Ponudba in vse postavke morajo biti res jasno opredeljene.

 

Pri večjih projektih pogosto pride do last-minute sprememb. Kako jih obvladaš in pokrbiš, da delo vseeno poteka nemoteno in po načrtih?

Problem se ponavadi pojavi, ko imamo mi že sestavljen določen timeline in naročnik naknadno doda še kakšno nalogo, za katero nismo bili zmenjeni. Zgodi se, da ravno zaradi tega ne moremo ujeti svojega urnika, čeprav se ga sami vedno držimo. Če pride do tega in neplaniranih dodatkov ne moremo implementirati v enakem času, naročnika o tem obvestiš. Če gre za večje stvari se go live prestavi, v primeru manjših stvari pa se te implementira kasneje, ko je projekt že live. Vse se da rešiti z dobro komunikacijo.

 

 

Kako se kot buffer trudiš zagotoviti, da so vsi zadovoljni? Kako navadno poteka komunikacija?

Tako, da naročnikom poskušam obljubiti čim več stvari, kolikor lahko – ne smem jim obljubiti vsega, ker me potem Matic za vrat (smeh). Poskušam jim zagotoviti, da bomo vse naredili – ker bomo, samo čas rabimo. Pomembno se mi zdi, da vidijo, da imajo našo podporo in se res trudimo.

Za naš del, torej ekipo, pa se trudim biti čim bolj prijazna. Tudi, ko je potrebno kaj nujno narediti ali pa bi moralo biti že narejeno se trudim biti prijazna. Včasih mi ne uspe čisto in pogosto kdo reče, da sem preveč stroga (smeh). Pomembno se mi zdi tudi, da so taski čim bolj jasno napisani – kaj mora kdo narediti in do kdaj.

Pri naročniku se trudim čim boljše obrazložiti, kaj točno potrebujemo od njih, ker jim to pogosto ni čisto jasno. Zato navadno naredim power point, screenshote, puščice in besedila, da točno vejo kaj in kako. Zdi se mi, da jim to zelo pomaga in da so hvaležni za razlago, v končni fazi pa pomaga tudi nam pri našem delu. Obenem moraš biti ves čas odziven in zagotoviti, da se naročniki počutijo kot da imajo na drugi strani nekoga, ki jih posluša in jim je vedno na voljo.

 

Kako navadno poteka komunikacija?

Komunikacija z naročnikom poteka predvsem preko tedenskih sestankov oziroma Skype klicev. Ti so vnaprej določeni in načeloma vedno potekajo ob istih dnevih in času. Komunikacija med Codeventuri in naročnikom poteka pretežno preko mene. Saj včasih je čisto zabavno (smeh). Pomembno se mi zdi, da se dobro razumeš z naročnikom. V tem primeru se zaenkrat dobro razumem z vsemi in nikoli še nismo imeli kakšnih problemov ali konfliktov.

 

S čim zagotoviš dober performance celotne ekipe? Na kakšen način jih motiviraš? Kako slediš razdeljenim nalogam in zagotoviš, da vsi pravočasno opravijo svoje delo?

Pri nas se mi zdi, da je glavni motivator to, da imamo jasno določen timeline in deadline, kar za nas dobro deluje. Vsi člani ekipe točno vejo, do kdaj mora biti kaj narejeno in oddano. Moja naloga je poskrbeti, da vsi vejo kdaj je deadline in hkrati zagotoviti, da nam na koncu ostane še dan ali dva za pregled projekta pred oddajo. Vse je seveda odvisno tudi od projekta samega, a ponavadi je dobro imeti kakšen dan viška, da vemo ali je vse v redu narejeno ali ne. Sicer se mi zdi, da delo pri nas funkcionira samo od sebe – dobra motivacija je seveda tudi to, ker delamo na live projektih. Ko so enkrat lansirane, so vsem na očeh in morajo biti popolne.

 

 

Kako slediš razdeljenim nalogam in zagotoviš, da vsi pravočasno opravijo svoje delo?

Pri tem si pomagam predvsem z Asano – sama naložim vse taske, ki se jim potem dodeli datum in osebo, ki bo odgovorna za njih. Načeloma smo zmenjeni tako, da gredo opravljene stvari najprej v pregled k Maticu, ki preveri če so ok in jih deploya. Nato task posreduje meni, da ga pregledam še live in na frontendu preverim, da so vsi vstavljeni podatki pravilni. Po zadnjem pregledu task zaključim, če so potrebni popravki pa ga vrnem tistemu, ki je bil prvotno odgovoren zanj.

 

Tvoje delo zahteva fleksibilnost in sposobnost hitrega prilagajanja spremembam, kar zna biti precej stresno. Kako poskrbiš za svojo sprostitev in se izogneš burnout-u?

Veliko mi pomeni to, da imam zjutraj nekaj malega časa zase, da v miru spijem čaj in se pripravim na dan pred mano. Včasih vseeno odprem računalnik in preverim, kaj vse me čaka, ko bom prišla v pisarno. Če grem v službo z avtobusom pogosto tudi takrat na hitro preletim naloge za tekoči dan, da potem ni kakšnih presenečenj. Pogosto za določene stvari in taske potrebujem druge in pomembno se mi zdi, da je oseba, ki jo potrebujem hitro odzivna in na voljo. To mi zelo pomaga pri zmanjševanju stresa.

Sicer grem po službi rada na trening ali pa se dobim s svojim možem in greva kaj pojest. Sproščam se tudi doma. Med samim delavnikom si želim, da bi se sama spravila večkrat za par minut vstat od mize in v miru spiti kavo ali kaj podobnega. Večinoma vse delam za računalnikom in mogoče bi mi kratki odmori pomagali pri lažjem obvladovanju stresa. Si pa vzamem svojih 5 minut po kakšnem napornem Skype klicu, da se pomirim preden se lotim drugih nalog. Kolikor sem do zdaj pri svojem delu opazila imam sicer kar visok prag stresa in handlanja težkih situacij – bi moralo biti že kar hudo, da ne bi mogla. Veliko mi pomeni tudi to, da mi Matic stoji ob strani in pogosto preverja, če je vse ok.

 

Imaš kakšen nasvet za tiste, ki opravljajo podobno delo? Kaj bi sama izpostavila?

Predvsem moraš biti zelo organiziran in točno vedeti, kje imaš kaj. Pomembno je, da imaš dober sistem organizacije stvari in vedno veš, kje imaš kaj od katerega klienta. Pomembno je tudi, da si vse zapišeš, si zelo odziven in obvladaš multitasking. Bistveno je tudi dobro upravljanje s časom oziroma time managment. Sicer moraš biti komunikativen in dober pri delu z ljudmi, saj je to del tvojega vsakdana.

 

 

Project Manager this or that:
Mi: pisarna / dom / drugo (kaj?)
Nina: pisarna, ker sem rada med ljudmi – mi je pa zelo všeč tudi to, da lahko delamo od doma

Mi: tišina / glasba / white noise
Nina: načeloma white noise, odvisno od stanja v pisarni

Mi: jutro / dan / noč
Nina: jutro, ker se najlažje zberem in sem najbolj produktivna

Mi: planer / excel / aplikacija (katera?)
Nina: planer

Mi: maili / chat / klici
Nina: klici, tudi maili (ko ni časa za klice ali pa bi rada imela vse črno na belem)

Mi: kava / čaj / drugo (kaj?)
Nina: kava – samo gre bolj za ritual